上司、クライアント対話にも有効｜会話の心得【職業/業界を問わない普遍的なスキル】
要旨
- 結論から話せ！
- 端的に話せ！
- 数字というファクトで語れ！
- 感情より論理を優先させろ！
- 相手に理解してもらえるように話せ！
1.相手の理解度を推し量りながら話せ
2.相手の仕草を観察して理解度を察知しろ
3.相手のフォーマットに合わせろ
結論から話せ！[PREP型]
- “結論から話す”がコミュニケーションの鉄則
- 結論がわかない状態で説明を続けられると、聞き手はストレスを感じる
- “短い時間で必要なことを伝える”という意識を持つ
- 報告書、メール、日常会話など全て結論から話す習慣をつける
[PREP型] 結論-Point 理由づけ-Reason 具体例-Example 結論の繰り返しで締める-Point 例 結論：私はPREP法をマスターしたいです。 理由：なぜなら、コミュニケーションの鉄則は"PREP法"だと教わったから。 具体例：顧客や上司との会話、メール、報告書など全ての場面で有効です。 結論：だから私はPREP法をマスターしたいです。
端的に話せ！
- 相手が知りたいのは「できたか」「できなかったか」
- 「イエス」「ノー」で率直に答えて、次に追加説明、質問への回答へ進む
- 出来ないときは、できる方法を提案する
数字というファクトで語れ！
- 数字は動かしようがない事実
- 感覚で把握している問題は数字に落とし込むことで、人を納得させる
- 事実を集めて数字にする。自分が数えなければわからなかったことはとても価値がある
感情より論理を優先させろ！
- 論理が通っていれば、上の立場の人も耳を傾ける
- 曖昧なことを感情で説明しようとすると信頼されない
- 責任ある立場の人ほど、数字と感情の区別がつく
※本当に説得力のある話は、論理と感情どちらも高いレベルで完成されているが、感情で説明することはいつでも出来る。
相手に理解してもらえるように話せ！
- 相手は何も知らないという前提で話す
- 知識がない人に説明して、理解できるレベルを目指す
- 全体の流れが理解しやすいか、専門的な単語を使っていないか
相手の理解度を推し量りながら話せ
- 無言は理解でなく、”無言は無理解”のサイン
- 聞き手は何がわからないかも、わからないまま無言になる
- 日本人は面と向かって、”わからない”とは言わない
相手の仕草を観察して、理解度を察知しろ
- 相手の仕草をひたすら観察する
- 相手の理解度を示すシグナルを意識的に拾う
- シグナルに応じて、説明のペースを落としたり、再度説明したり調整する
【理解していないシグナル】 ・こちらが資料をめくって次に進んだのにまだ前の資料を見ている ・こちらを見ず、隣の人の顔を見ている ・「だいたいわかりました」「およそわかりました」などの曖昧な返事 【その他シグナル】 ・どんどん先のページをめくっている人 ⇨ 要点を話してほしい ・ウンウンとうなづいている人 ⇨ もう少し先に進んでも良い
相手のフォーマットに合わせろ
- 相手の言葉、考え方、伝え方を研究し、徹底的に相手に合わせて伝える
- 文書・資料は、相手の用いるフォーマットに合わせて作成する
- 社内用語、社外用語を明確にし、相手の使う言葉に合わせる
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まとめ
- 結論から話せ！(結論、理由、具体化、結論の繰り返し)
- 端的に話せ！(イエス、ノーで率直に)
- 数字というファクトで語れ！(数字は事実)
- 感情より論理を優先させろ！(感情で話すと信頼されない)
- 相手に理解してもらえるように話せ！(ゼロから話す)
1.相手の理解度を推し量りながら話せ
2.相手の仕草を観察して理解度を察知しろ
3.相手のフォーマットに合わせろ
