文章を書くということ｜心構え編

この記事の目的・ゴール

ビジネスの場で利用する実用文とは何かを理解する
文章を書く際のコツを理解し、質の高い文書作成に役立てる

文章を書いたり、直す際の方法や技術については、こちらの記事を参照

要旨

ビジネスの場で利用する実用文は、他人に伝わらなければ意味をなさない
書き始める前に文書の目的を考える
文章の質を高めるには、文字数多く書き、不要な言葉を削っていくが基本
文章の質を高めるには、「文書作成＝書く＋直す」という感覚を持つ

文章の種類

実用文：伝わって初めて意味がある ⇨ 読み手による異なった解釈が許されない
(e.g.ビジネス文書、手紙、伝言メモ、広告コピー)
文芸作品：それ自体に意味がある ⇨ 読み手による異なった解釈を許す
(e.g.小説、エッセイ、詩、短歌、俳句)

　(注)この記事では、実用文に関する内容をまとめています。

１時間以下で学べて一生使える！研修の感想文をサクッと仕上げる方法

文書の目的を確定する

利用の場面は

通知/依頼/相談・・・相手にアクションを促す
報告/提案・・・相手に承認・納得してもらう

誰に向けての文書か

“誰に向けて”を理解することで文書の仕様が決まる

関係性・・・クライアント、同僚、上司、役員、意中の異性　⇨　文体が確定

相手の状態・・・不動産業界の人事部　⇨　使用可能な単語が確定

相手の価値観・・・何を喜び、何を嫌うか　⇨　含むべき、含んではいけない内容が確定

相手に望むアクションは何か

文書の受け手が、読んだ後どのようなアクションをとるか、を明確にする

【ビジネス文書】作家に変身の作文　ビジネス編 Crea Academy

文書の質を高める２つの習慣

文章は引き算で書く

例えば
　800文字の文章を書く場合　⇨　1,200 〜 1,600くらいの素材を準備し、削り込む

何度も読み返し、推敲(すいこう)を重ねる

書くことは「直すこと」と言っても過言ではない
推敲のコツは、自分の文章にNGを出す

方法１：プリントアウトする

最終確認時に有効
何度か繰り返すとおっくうになり「もう大丈夫」と思ってしまうので油断禁物

方法２：音読する

“プリントアウト”と同時に使うと有効
音声を発しづらい場合は、欠陥がある文章の可能性がある
読む速度が落ちた場合は、自分が理解できていないポイントである

方法３：時間を置いてから読む

感情が高ぶっている場合に有効(ラブレター、クレーム対応等)
文章作成で苦戦を強いられる場合に有効(アイデアが出ない、方向性がわからない等)

方法４：第三者様を召喚し、お力を拝借する

大量の赤ペンは、あなたへの期待と自身のレベルアップの可能性である
但し、「言われた通りに直しました」は通用しない。自分の文章は自分で責任を持つ
他人の文章に赤ペンを入れる作業は、多くの手間がかかる。感謝せよ

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まとめ

ビジネスの場で利用する実用文は、他人に伝わらなければ意味をなさない
書き始める前に文書の目的を考える
文章の質を高めるには、文字数多く書き、不要な言葉を削っていく
文章の質を高めるには、推敲を行う
1.プリントアウトする
2.音読する
3.時間を置いてから読む
4.第三者を召喚し、お力を拝借する